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OLA DIGITAL - Surfeá la transformación

"Si quieres ir rápido, ve solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado". Este proverbio plasma gran parte del sentido del trabajo colaborativo.  Conocé esta metodología, cada vez más afianzada en los entornos laborales, y muchas de las herramientas colaborativas que te ayudarán a implementar este tipo de práctica.
El éxito de trabajar juntos

    TRANSFORMACIÓN DIGITAL    

6 minutos de lectura. 14/10/2020

Qué vas a encontrar: 
  • Qué es el trabajo colaborativo
  • Ventajas
  • Herramientas colaborativas
  • Ejemplos según el uso
  • Trabajo colaborativo y trabajo en equipo

   #trabajocolaborativo     #herramientascolaborativas     #comunicación     #innovación     #creatividad  
 


El proceso de digitalización y los cambios abruptos en el mercado de trabajo, vivenciados principalmente durante este año, traen consigo nuevas formas de desempeñar las tareas laborales. Con la instauración de nuevas normalidades, debemos adaptarnos a metodologías de trabajo cada vez más innovadoras que, posiblemente, nos permitan alcanzar mejores resultados.

En este contexto, el trabajo colaborativo se presenta como una gran opción ya que en su modalidad, un grupo de personas colaboran para alcanzar una meta común. Esta metodología está basada en la filosofía de interacción y cooperación espontánea y persigue el trabajo conjunto para crear sinergias y beneficios recíprocos entre los miembros del grupo. La clave radica en que todos los participantes se reúnan de manera conjunta, dinámica, descentralizada y el conocimiento sea compartido. En este proceso, cada miembro deberá tener un rol activo y aportar ideas al conjunto por lo que exige habilidades de comunicación y coordinación, heterogeneidad, liderazgo horizontal y responsabilidad personal.

El término trabajo colaborativo fue propuesto en 2006 por Yochai Benkler, quien lo definió como “sistema de producción, distribución y consumo de bienes de información que se caracteriza por acciones individuales descentralizadas, ejecutadas a través de medios ampliamente distribuidos y ajenos al mercado y a sus estrategias”.
Así, el concepto de trabajo colaborativo se concentra en tres principios básicos: finalidad común, cooperación y voluntad.

El trabajo colaborativo ofrece grandes ventajas. Algunas de ellas son:
  • Fomenta la innovación: El conocimiento compartido y el feedback posibilitan la innovación. De esta manera, se aprovechan la creatividad y propuestas de todos sus miembros.
  • Equipo multidisciplinar: Los distintos puntos de vista harán que el resultado alcanzado seguramente sea superior al trabajo individual.
  • Estimula las interacciones personales: La comunicación eficaz, cooperación y coordinación fortalecen las relaciones sociales entre los miembros del grupo.
  • Reduce el sentimiento de aislamiento: Una de las características es la interdependencia entre el equipo. La colaboración propicia la comunicación.
  • Favorece la productividad: La búsqueda de las metas propuestas motiva a los miembros del equipo y hace que se involucren más en el proyecto. Y, además, se desempeñan con mayor satisfacción. Todo ello propicia el aumento de la productividad.
 
 
Herramientas para maximizar el trabajo colaborativo
              
Actualmente, el incesante desarrollo de las tecnologías de información y comunicación permiten que el trabajo colaborativo gane mayor potencial. Existe un repertorio muy variado de herramientas tecnológicas colaborativas, entendidas como el "conjunto de programas usados para intercambiar, socializar o construir conocimientos, utilizando la web, sin necesidad de estar físicamente presentes". El uso de estas herramientas incluye posibilidades para buscar, crear, compartir e interactuar en línea, facilitando las alternativas para el diseño y desarrollo de proyectos, comunicación, etc.
El uso adecuado de estas herramientas online puede marcar una gran diferencia en el trabajo, ya que permite agilizar y simplificar el proceso de colaboración.
 

A continuación, detallamos algunas de las herramientas más usadas, de acuerdo al objetivo buscado.


 
Almacenar y compartir

 
  1. Dropbox: Ofrece un servicio de almacenamiento en línea, para guardar todo tipo de archivos. Permite crear carpetas compartidas con otros usuarios y conectarse desde distintos dispositivos mediante apps.
  2. Google Drive: Almacenamiento en la nube para guardar y compartir todo tipo de documentos y carpetas. Disponible como aplicación para móviles y tabletas. Además, permite crear documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo. Sus funcionalidades principales son anotar, corregir, comentar, y modificar documentos en tiempo real. Es gratuita y su manejo es sencillo.
  3. WeTransfer: Una forma simple de enviar documentos, especialmente de gran tamaño (hasta 2 Gb), a cualquier usuario a través de un enlace por email. Los archivos no se almacenan, solo se conservan durante unos días y después se borran.
  4. Jumpshare: Espacio online para subir archivos en alta calidad sin que se pierda información y compartirlos con quien quieras. 
  5. Zoho: Grupo de aplicaciones web que permiten crear, compartir y almacenar archivos en línea. También incluye chat, videoconferencias, mail, calendario y herramientas de oficina en línea.
 
Comunicar-se
 
  1. Slack:  permite comunicarse con los miembros de un equipo en canales específicos por proyecto, lo cual es muy útil para manejar múltiples proyectos a la vez y administrar bien el tiempo.  Tiene uso compartido de archivos integrado y llamadas dentro de la aplicación. 
  2. Flock: Ofrece características similares a Slack pero con un plan básico gratuito. Es una aplicación que permite chatear, buscar conversaciones, compartir archivos, marcar mensajes importantes y llamadas de voz y video. Además, posibilita convertir las discusiones en tareas o listas de tareas, para que cada miembro del equipo sepa exactamente qué tarea completar y cuándo. Incluso se pueden crear encuestas y capturar las preferencias de todos entre dos maquetas.
  3. Google Hangouts: Aplicación para realizar chat o videollamada, gratuita y de muy fácil uso. Permite grabar las videollamadas, tiene chat incorporado y la posibilidad de compartir archivos en la reunión online.
 
Organizar tareas y calendarizar
 
  1. Google Calendar:  El calendario online de Google permite establecer tareas y fechas, citas, alarmas y recordatorios y, además, puede compartirse entre varios usuarios que añaden eventos comunes.
  2. Hightrack: Gestor de tareas con versión online y descargable, para organizar el trabajo, gestionar una agenda de tareas personal y establecer plazos de entrega o cumplimiento.
  3. WorkFlowy: Permite establecer un flujo de trabajo colaborativo con tareas jerarquizadas de forma muy visual. Los usuarios o invitados a la lista pueden aportar y modificar el flujo según se cumplan objetivos.
  4. Symphonical: Calendario virtual a modo de pizarra en el que se pueden añadir y gestionar tareas a través de notas adhesivas multimedia. Permite la edición colaborativa entre un grupo establecido y enlaza directamente con Google Hangouts para chatear o hacer videoconferencias.
 
Gestionar proyectos

 
  1. Asana: es una herramienta de colaboración de proyectos muy práctica, con un plan gratuito. Permite seguir proyectos y tareas a través de cada etapa, para eficientizar la administración del tiempo. 
  2. Trello: es otro espacio de trabajo gratuito. Utilizado para la gestión de proyectos, con diseño personalizable.  Cuenta con tarjetas, listas y tableros que permiten que los equipos organicen y prioricen sus proyectos de forma flexible y productiva.
  3. BasecampEsta herramienta colaborativa fue una de las primeras en aparecer. Es ideal para profesionales que trabajan con muchos colaboradores en diferentes tipos de proyectos. Permite hacer de todo, desde crear listas y compartir documentos y archivos de recursos hasta enviar mensajes a los miembros de tu equipo y organizar sus tareas.

Desarrollar proyectos, ideas y potenciar la creatividad
 
  1. Scribblar:  Permite crear “salas” donde se pueden cargar diseños, prototipos, planos, etc., y los miembros del equipo pueden marcar la imagen o usar una pizarra virtual compartida. Muy útil para brainstorming, por ejemplo.
  2. Ideaflip: Aplicación de colaboración para generar, depurar y compartir ideas con los miembros del equipo. Comienza con una sesión de ideación y un brainstorming completo. 
  3. Concept inbox: Esta herramienta de colaboración visual está repleta de características. Crea proyectos de manera visual y permite generar comentarios de los colaboradores en un solo lugar.
  4. Creative Cloud: Herramienta de colaboración que Adobe ofrece como parte de Creative Cloud. Permite compartir archivos, bibliotecas, elementos de biblioteca, creaciones móviles y más, para que puedas recopilar comentarios de los colaboradores de forma rápida y eficiente.
  5. Conceptboard: Posibilita desarrollar una idea desde la etapa de generación hasta el producto final. Se pueden crear paneles de ideas para cada proyecto, importar imágenes y otros archivos, crear notas y mantener intercambios en directo sobre el contenido.
  6. Stormboard: Herramienta para hacer lluvias de ideas e intercambiar opiniones sobre un tablero virtual. La versión gratuita permite trabajar con grupos limitado de usuarios.
  7. Padlet: Permite generar murales virtuales de forma colaborativa, en los que se pueden incluir elementos multimedia, vínculos y documentos.
  8. Mindmeister: Útil para elaborar mapas mentales en línea, hacer lluvias de ideas o estructurar los ejes del trabajo. Permite insertar multimedia, gestionar y asignar tareas y convertirlos en una presentación o en un documento imprimible.
 
Diseñar
 
  1. Canva: Disponible de manera gratuita para crear imágenes atractivas en una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar. Con plantillas para personalizar y guardar en tu biblioteca. 
  2. Sketch: Es otra herramienta de colaboración de diseño creada principalmente para profesionales que trabajan en proyectos de UX. Los usuarios pueden repetir con facilidad los elementos de diseño que han usado en el pasado. Esto lo convierte en una plataforma de colaboración que evita que todos los miembros del equipo que trabajan en un proyecto pierdan tiempo recreando elementos y activos.
  3. Figma: Ofrece un plan básico gratuito para diseñar, crear prototipos y editar. Incluye bibliotecas del equipo, para crear sistemas de diseño con componentes visuales, como iconos y colores.
 
Debatir y colaborar
 
  1. Blogger: Herramienta de creación de blogs de Google, sencilla y eficaz, para todo tipo de usuarios.
  2. WordPress: Una de las herramientas de creación de blogs más completas, ya que permite personalizar y adaptar a las necesidades de cada usuario.
  3. Tumblr: Plataforma de microblogging centrada sobre todo en la imagen, aunque permite también incluir textos, videos, enlaces o audios.
  4. Wikia: Sitio web que permite al usuario crear de forma sencilla su propio wiki en el que incorporar contenido de forma individual y colaborativa.
 

¿El trabajo colaborativo es trabajo en equipo?


           

Si bien ambos conceptos son similares, el trabajo colaborativo va más allá. Un equipo de trabajo es un grupo jerarquizado en donde existen roles establecidos. Los miembros del equipo deben cumplir funciones específicas. En cambio, en el equipo de trabajo colaborativo sus miembros tienen metas comunes, liderazgo y responsabilidades compartidas ya que todos se implican por igual y juegan el mismo papel. En el trabajo colaborativo todos los participantes se implican por igual y se aprovecha al máximo el potencial de cada uno.
Por otra parte, los miembros de un equipo de trabajo se limitan solamente al cumplimiento de los objetivos fijados. Por el contrario, en el modelo de trabajo colaborativo se fomenta la creatividad y con el aporte de ideas de cada uno, se asiste a la creación y obtención de múltiples objetivos.
 
En definitiva, en el trabajo colaborativo todos los miembros son piezas fundamentales. Deben complementarse entre todos ya que sus voces, ideas y conocimientos se toman en cuenta por igual y juntos contribuyen al éxito final del trabajo.


 
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